Kontraktudarbejdelse og kontraktforhandling kan være en omfattende proces. Det er vigtigt, at man finder det rette niveau for en aftale, der passer til virksomhedens og projektets konkrete risikoprofil. Indebærer projektet en stor økonomisk risiko for virksomheden, som måske endda kan være livstruende, hvis projektet kuldsejler, kan man forsvare at bruge mange ressourcer på at lave en kontrakt, der skaber stor sikkerhed og lægger mest muligt ansvar og risiko over på leverandøren. Omvendt koster den slags aftaler naturligvis penge, og er der tale om mindre projekter med begrænset risikoprofil, skal man måske ikke ofre helt så meget tid og ressourcer på aftalen.
Meget arbejde kan spares, såfremt man i udbudsprocessen laver et fornuftigt forarbejde. En mulighed er eksempelvis at vedlægge udbudsmaterialet den kontrakt, man ønsker at benytte og lade leverandørerne angive eventuelle forbehold til denne sammen med tilbuddet. Dette har desuden den fordel, at leverandørerne afgiver tilbud på samme vilkår, hvorfor tilbuddene bliver mere sammenlignelige.
En anden mulighed er at beskrive de krav, man har til den kontrakt, man ønsker at indgå og lade leverandøren komme med et kontraktudspil på den baggrund. Eksempler på krav til kontrakt kunne være, at leverandøren skal påtage sig det overordnede leveranceansvar, eller at kravspecifikationen skal indgå som bilag til kontrakten.
Meget arbejde kan spares, såfremt man i udbudsprocessen laver et fornuftigt forarbejde.
Kontrakten beskriver almindeligvis leverancen, som leverandøren skal levere, hvornår og hvordan den skal leveres, hvordan kunden skal medvirke, samt hvad det koster. Derudover indeholder kontrakten ofte en lang række bestemmelser omkring blandt andet garanti, misligholdelse, ændringshåndtering, overtagelse, rettigheder og konfliktløsning.
Kontrakten regulerer således både opgavefordeling og ansvarsfordeling i projektet og dermed også risiko mellem parterne. Det er vigtigt, at en aftale er så klar og entydig som mulig. Indeholder kontrakten mange gråzoner, og er der ikke klarhed over, hvad aftalen omfatter, kan det være kimen til megen diskussion gennem projektet.
Når kontrakten skal udformes, kan man principielt vælge tre forskellige udgangspunkter:
Leverandørens egen standardkontrakt tager naturligt udgangspunkt i at tilgodese leverandørens interesser, og det kan være besværligt at få forhandlet acceptable vilkår for kunden. Leverandørens kontrakt kan sjældent anbefales til store, komplekse projekter, men kan være udmærket i de tilfælde, hvor risiko er lav, eller hvor leverandøren ikke skal have leveranceansvar.
Virksomhedens egen kontrakt har den fordel, at den i udgangspunktet tilgodeser kundens interesser, og at den kan skræddersys i forhold til kundens specifikke prioriteter og ønsker. Ulempen er, at de fleste virksomheder ikke har en sådan liggende, og at det tager tid og fordrer en del juridisk assistance at foretage udarbejdelsen. Ligeledes er det vores erfaring, at de gældende standardkontrakter ikke nødvendigvis passer til et ERP-projekt og de problemstillinger, som kendetegner denne type af projekter.
Den markedsmæssige standardkontrakt er typisk udarbejdet og forhandlet mellem interesseorganisationer på leverandør- og kundesiden og repræsenterer en balancering af parternes interesser. Fordelen er, at det er hurtigt at tilvejebringe et aftaleudkast, og at leverandørerne på markedet som regel kender aftalerne på forhånd. Eksempler på standardkontrakter, der ofte anvendes, er K01 og K02. Som en konsekvens af at standardkontrakterne ikke nødvendigvis passer til et ERP-projekt, har HNCO udarbejdet en ERP-standardkontrakt målrettet denne type projekter. Kontrakten hedder Virk23 og er udviklet i samarbejdet med en ledende IT-advokat.
Kontrakten er ofte opdelt i en hovedkontrakt og et antal bilag. Hovedaftalen i kontrakten indeholder de generelle aftaleforhold. Foruden selve hovedaftalen indeholder kontrakten en række underbilag eksempelvis kravspecifikation, løsningsbeskrivelse, licensaftale, driftsaftale, supportaftale og uddannelsesaftale.
Det er afgørende i kontraktforhandlingen at sikre, at man får etableret en aftale, som begge parter kan leve med. Selvom det er fristende at vride armen om på leverandøren, skal man huske på, at leverandøren skal kunne leve af sine kunder, og at virksomheden over de næste mange år skal samarbejde med leverandøren. Derfor er det væsentligt i kontraktfasen at få etableret et godt samarbejde med gensidig respekt og åbenhed.
Vores erfaring er, at mere end halvdelen af danske virksomheder har valgt at anvende kundernes egen kontrakt. Vi tilskriver dette især mangel på en standard ERP-kontrakt samt det forhold, at mange virksomheder har tiltro til leverandørens kontrakt og vil spare de advokatomkostninger, som egen kontrakt vil medføre.
Gode råd